議事録のメモ

議事録のメモ

 

議事録を作成するために、会議中議事内容をメモするのですが、会議中は質問と質問に対する回答が交互に進んでいきますので、喋り方はをそのまま書こうとすると書き記す作業が追いつかないためにその後に続いていく質問内容と回答内容を聞き逃してしまう場合があります。

 

このため会議中におけるメモは、必要最小限にとどめておく必要があります。

 

会議中に取るメモはとても重要なメモとなって残りますので、重要なキーワードを中心にメモに書き残す事を考えながら進めていきます。

 

質問者と回答する人が複数いた場合、記号などを使って誰の発言か分かるように書いておくと後で見やすくなります。

 

特に質問内容は後々重要なポイントになることがあるため、誰がどのような発言をしたのかについてのキーワードだけは書き記しておくことが必要になります。

 

もし万が一メモをし忘れてしまったりメモしようと思ったところ会議がどんどん進んでいたためにメモできなかった場合でも、 録音機が動いていれば、後で確認できますので会議中は会議の流れに沿ってできるだけポイントを聞き逃さずにメモしていくように心がけましょう。

 

ただし録音機も万能ではありません。発言者全員の目の前に録音機を置いているわけではありませんので、後で聞いてみても発言内容が聞き取れない場合も多々あります。

 

特に声の小さい方は録音機を後で聞きなおしてみても聞き取れないことが多いため注意が必要です。
録音機に録音した議事録の内容を後で聴き直してみても聞き取れない単語やフレーズがあった場合。頼りになるのは会議中に取った議事録のメモです。
前後の発言内容などからどのような言葉が適しているのか考えるといくつかの言葉の候補が浮かんでくると思います。
どうしても録音内容が聞き取れない場合、前後の内容から最も適した言葉をあてはめれば議事録としての体裁は整います。

 

実際に議事録を作成するにあたってはまずはこの会議中の議事録のメモの通りに議事録に記入をしてから議事録作成の作業を進めていくことになります。

 

このため会議開催中の議事録用のメモと議事録内容を録音した内容については議事録作成の最も重要な作成ツールと作成材料になりますので、下準備における録音機の準備と、実際の会議中の会議録のメモを取る作業は重要な作業ですので、心して準備と当日の作業を進めてください。

 

万が一、用意しておいた録音機が何かのトラブルで録音できていなかった場合には当日自分が聞いた内容と会議中に取った議事録のメモのみが頼りになりますので、このような時は他の仕事は後回しにしてでも、メモを見ながら当日の内容を思い出して早めに議事録を作成してしまわなければなりません。
ただし、この場合正確な議事録として残すことはできませんので、その旨を上司他関係者に説明をしておく必要があります。