議事録のポイント

議事録の書き方のコツ

 

議事録のポイント

 

議事録の書き方のコツ書き方のポイントは、大きく分けて三つの作業工程があります。

 

一つ目の作業工程は下準備です。
議事録を作成する業務を行うことになったら、議事録を作成する会議などの日程の確認と録音機の準備です。

 

議事録を作成する人は必ず議事録を作成するための会議等に出席をして会議の様子を最初から最後まで見届けて進めていく必要があります。
また議事録を作成するにあたっては録音機が必ず必要になりますので複数の録音機を当日までに準備しておくことが必要です。

 

二つ目の作業工程は当日の流れの確認と会議内容のメモの作成です。同時に録音機器による録音を常に確認しておく必要があります。
議事録を作成する会議などに実際に出席をして、複数の録音機で録音を行うのと同時に会議内容の順番にメモを取っていきます。
開会、挨拶、会議内容、質問、閉会まで一枚の紙で書ききれない場合は何枚にもわたってどんどんと書いていきます。
特に質問が多い場合には、 キーワードだけでもひろみ上げて書いていくと良いでしょう。

 

このメモが議事録を作成するためのとても重要なツールにもなりますので、後でメモを見やすいように整理しながら書いていくとわかりやすいと思います。

 

できるだけ詳しく書けば良いのですが、会議中の発言で会議がどんどん進んでいきますので詳しく書いていると流れが分からなくなってしまうため、キーワードだけを書き留めておくことがポイントです。

 

三つめの作業工程が議事録の作成工程になります。
議事録作成の実際の業務はこの議事録の作成工程が最も手間のかかる作業となります。

 

大まかな流れと気をつけなければならないポイントについて
議事録を作成することになったら会議が終了した後にできるだけ早く議事録を仕上げておいた方が良いでしょう。
後回しにすればするほど記憶がどんどんと失われてしまいますので、他の業務もあるかと思いますが議事録作成の時間もとって早めに議事録を作成してしまうことです。
もしある程度時間が経過してしまっても録音をした内容を聞き直すことによって議事録は作成できますので、いずれにしても議事録作成のための時間を確保することが必要になります。
議事録作成の様式は Word か Excel によって行われるのが普通ですが、決められた様式がある場合にはその様式に従って作成を進めていくことになります。
録音した内容を通しで1回聞いてみて、議事録に入力して進めていきます。
録音した内容をまずはそのまま文章にして入力していくのですが、敬語の使い方や文章表現については少し加工する必要があることが生じますので、 文章表現の微妙な言い回しに気をつけながら文章を作成していきます。
具体的な作成方法は次のページで説明させていただきます。