伝達内容は文章化して整理してから伝えましょう

伝達内容は文章化して整理してから伝えましょう

 

業務を行っていく中で上司や同僚部下に伝達すべきことがたくさんあります。

 

ルーチンワークや電話での伝達事項、簡単な内容であれば思ったことをそのままお伝えすれば、ほとんどの場合十分でしょう。

 

しかし、業務を行っていると、キーポイントとなる内容については、伝達する内容と聞いた人の捉え方によって思うように進んでいかないことがしばしばあります。

 

この原因の一つに伝達内容を的確に表現できていないことが挙げられます。伝達すべきことをきちんと整理できていない状態で、断片的な事柄だけを並べても、聞いている側ではどんな結論になってこれからどんなことを考えたらよいのかという肝心なポイントがつかめないために、 業務が思うように進まないのです。

 

伝達することを伝達すべき人が自分の中でよく整理をして、結論をまずお伝えをして今後どのようにしていってほしいのかはっきりと伝えることが大切です。

 

伝達方法の中で最も大切なことは伝達する内容の順番です。

 

伝達する際、一番最初にお伝えすることは「結論」です。
最初にどうなったかの重要な結論をお伝えします。
次になぜその結論に至ったかの理由を伝えます。

 

そしてその理由に対する必要な説明を行うのです。

 

あまり重要でないと思われる部分については説明の中に入れる必要はありません。

 

このように説明する人が自分の中で整理をしてから連絡すれば、その内容を聞いた人はよく理解ができ、次の行動に移っていくことができるのです。

 

ところが、この伝達内容を的確に伝えることは意外と難易度が高いのです。

 

簡単な内容であれば、何も考えなくても伝わりますが、毎日行なっていることではない内容について説明をする時には、 説明を行う前の下準備が必要になります。

 

めんどくさいとあなたは思うかもしれません。

 

しかし、この作業こそが一人前のビジネスマンのマナーとして、とても大切な作業なのです。

 

「報告内容を伝える時にうまくできない」と思う節がある方は是非、説明を行う前の下準備を行うようにしてみてください。

 

方法は至って簡単です。

 

まず最初に報告すべきことの結論を書き出します。

 

次にこの結論に至った理由を書きます。

 

そして理由に対する必要な事柄を書きます。

 

最後にこの結論から次はどのようなことをすべきなのかを書き出します。

 

起承転結のような順番となります。

 

パソコンがあればメモ帳に記入しておくと良いでしょう。

 

パソコンのない環境下であればノートなどに記入します。

 

キーポイントとなることや、報告事項がうまくまとまらないときなどはこのように報告すべきことをあらかじめ下準備してから報告するようにしてみてください。

 

驚くほど報告内容がよく伝わりようになり、適切な方向に業務が進んでいくようになります。