業務の効率化を考えながら仕事をしよう

業務の効率化を考えながら仕事をしよう

 

仕事を行うときはいつもどうしたら業務がもっと効率的にできるのか考えながら進めることが大切です。

 

同じ作業をやるにもできるだけ無駄を省いて、短時間で業務が進められるように改善できる点がないか考えながら進めていくと、ある時にとても効率的な方法が思いつくとこことがあります。

 

このようなアイデアが浮かんだらすぐに検討して導入を考えてみると良いでしょう。

 

例えば 何か調べ物をする必要がある時に、忙しい作業を行わなければならないと言った時には、同時に二つのことはできませんのでどちらか一方のことを先に行い、もう一つの作業は後回しになってしまいます。

 

そこで、調査ものについては手の空いてる人に依頼をしてまずは忙しい作業を片付けてしまいます。

 

作業が終わったら次にお願いをしておいた調査ものがどの程度調べられているのか確認をしてみます。

 

ある程度調査が進んでいれば自分が違う作業を行っている時に手の空いている方に調査ものの業務を行うことを指示したことにより、その業務がある程度進んで状態になるのです。

 

この例は業務を人に頼むというちょっと特殊な部分がありますが、それでも急を要するような業務が入った場合にはチームワークで業務を進めていく必要があります ので大事なことでもあるのです。

 

組織の中では与えられた業務が自分の仕事ではありますがしかし困ったときには周囲で助け合うサポートする体制が必要です。

 

ちょっとした気づきが全体の業務を効率的に行えるようになる場合がありますので、良い効率的な方法が浮かんだら 積極的に提案してみると良いでしょう。

 

効率的に仕事を行うことと誤りがないかをチェックするためにダブルチェック体制をとるような場合は、少しニュアンスが違いますので勘違いしないように気を付けなければなりません。

 

前の人が一度確認したことをもう一度同じ作業をするのはある意味無駄に思えるかもしれません。
しかしもし万が一、一人体制でミスがあったまま進んでいったとすると会社全体に大きな損失をもたらしてしまうのです。

 

同じ作業が無駄に見えるかもしれませんが、品質を維持するためには必要な体制であるのです。

 

このようなことも念頭に置いた上で効率化が図れる業務がないか考えてみましょう。

 

まず第一に考えられることは自分の机の上と机の中の状態です。

 

常日頃から整理整頓を心がけていると仕事内容もきちんと進んでいくのですが、机の上や机の中が整理されないまま過ぎていくと、さらに整理整頓ができなくなってしまいます。

 

一度時間を作って机の上を整理してみてはいかがでしょうか。