提出物、締め切り期限の厳守

提出物、締め切り期限の厳守

 

どんな業務を行うにも締め切り期限があります。
業務を行っている以上、定められた期限までに仕事を完成させて提出する必要があるのです。

 

提出期限までに業務ができない場合、信用が失われてしまいます。

 

仕事には質が求められますが、同時に速さも求められるのです。

 

ただし、いくら期限内に提出したとしてもあまりにも低品質であるとこちらも信用が失われてしまいますので、期限までに間に合わないと判断できる場合には早めに相手方に伝え、何時頃まで待っていただけるか確認してみることが大切です。

 

締め切りが定められた業務を行うことになった場合、まずは段取りをイメージしてみましょう。

 

ここでは何かの調査ものを調べて報告書にまとめて定められた様式に記入して社内で社長までの決裁を経て相手方に提出をするという業務があったと仮定してみましょう。
調査ものは、社内の書類やインターネットあるいは販売されている書物などで調べる必要があり、これらを調査するためには数時間、時間が必要だとイメージした場合、これらの作業をいっぺんに行うことは不可能です。

 

そこで分業することを決めるのです。今からできるのは社内の書類を確認することとインターネットを検索して情報を収集すること、ここまでが今できることです。書物などを調べるためには社会に出て調査する必要があるため、外に出られる時間帯を探します。なかなか時間が取れない場合は業務時間外に行うことも考えてみましょう。ビジネスマンとして業務を行うからにはプロですので、どうにか時間を作って業務用遂行できるよう進めなければなりません。
これらの作業を行い情報収集した後、報告書にまとめて定められた様式に記入する作業があります。

 

業務の中で簡単そうに見えて意外と難易度が高い作業が報告書にまとめる作業です。

 

何かを調査するのであれば資料を集めることは意外と簡単に出来るのですが、目的に合った仕様に情報をまとめあげるためには、集めてきたたくさんの情報を取捨選択して目的に適した形で報告できるようまとめなければならないのです。これはプレゼンテーションの下準備と同じ作業になります。
初めは時間がかかるかもしれませんが数をこなしていくうちに要領がつかめるようになりますので、失敗をしながら経験を積み重ねていくことが大切です。

 

報告書にまとめていく上で行き詰まったり悩んだり手が止まってしまった場合には、インターネットで検索したり、諸先輩方の報告書を参考にするなどして期限に遅れないよう、余裕を持って仕上げておきましょう。

 

報告書にまとめ定められた様式に記入したら、後は社内での決裁を得る業務です。

 

どこの職場も同様ですが社内では常に決裁権者が在席しているとは限りません。
出張なので何日間か不在の時もあります。

 

このため決裁を得る期間も前もって逆算しておき、提出期限に間に合うように進めるようにすることです。

 

もし決裁を得るために、提出期限に間に合わないようであれば相手方にその旨伝えると良いでしょう。

 

業務の内容によって異なりますが1日程度であれば特に問題ないことが多いと思います。

 

また急を要する決済であれば、出張先の上司への絡して口頭による決裁を得て進めなければならない場合もありますので、これらの場合には上司とよく相談して進めていく必要があります。