議事録作成の必須ツール「録音機」
先ずは下準備です！
議事録作成の必須ツール「録音機」
議事録を作成するにあたって、必須ツールとなるのが録音機です。
議事録作成を任されたら、真っ先に録音機を準備してください。
重要なことは、一台ではだめです。
必ず、2台以上の録音機で録音するようにしてください。
理由は簡単で、機器類はちょっとした不具合が発生することがあり、予期しない原因により録音できないことがあった場合の「保険」として2台以上の録音機を使って録音をしておきます。
録音した音声を聞くのは一個だけですので、保険として録音したものは、どこかに保存をしておくと良いでしょう。
文字起こしの作業をしている途中で録音した内容が消えてしまったりした場合でも、保険として録音をしておいた物が保存されていれば安心です。
一番危険なのは大事な会議にも関わらず、会議の内容が録音できていなかったという状態になってしまうことです。
人間の記憶は時間が経つにつれて、だんだんと薄れていきますので、会議で発言された内容は、ひとつひとつすべてを記憶することは不可能です。
会議の時にメモした内容を元に議事録を作成しようと思っても限界があります。
自分だけのメモとして記録をするのであれば録音は必要ありませんが、職場などで議事録として残す場合には、会議内容を録音しておくことが最も大切な作業になります。
私が使用している録音機は、毎回３台使っています。
1台目はこちらです。
ソニー SONY ICD-PX470F ICレコーダー ホワイト [4GB][録音機 ボイスレコーダー 小型 高音質 長時間]
有名なソニーが扱う高音質であるために、しゃべり言葉の録音した内容が後からとてもよく聞き取れる状態で録音されますので、議事録作成用のツールとしては最も優れている録音機の一つです。
二台目はスマートフォンの iPhone を使っています。
IPhone には「ボイスメモ」という録音ソフトが入っていますので、会議の際にはこのボイスメモを使って録音をしています。使用された方がいらっしゃれば分かるかと思いますが iPhone のボイスメモはとても性能が高く上記のソニーのボイスレコーダー並みの高音質な状態で録音することが可能です。このため議事録作成の際にはいつも iPhone のボイスメモを使って録音した内容を後で聞き直して作成をしています。
私の場合、ソニーの IC レコーダーは「保険」として録音することにして、使用するのは iPhone のボイスメモのみを使用しています。
三台目はアップルウォッチです。
アップルウォッチにもボイスメモの機能が付いており iPhone とは別に録音してくれます。ただし腕時計として腕につけており、音を拾うためのマイクも小さいのでIPhoneやソニーの ボイスレコーダーよりも性能は落ちるかと思います。 Apple Watchで録音したものも 保険として録音していますので、基本的に使うことはありません。 iPhone の録音やソニーのボイスレコーダーで録音できなかった最悪の時のために録音をしています。
いかがでしょうか。
1台は腕時計をしているので録音していることは気づかれません。
もう一台もスマホを机の上に置いているだけですので、録音しているとは誰も思いません。
ソニーのボイスレコーダーだけは録音機として分かってしまいますが、専用の黒いカバーをつけて、自分の机の上の資料の下などに置いておけば録音しているかも分かりません。
もちろん公の会議であれば会議の真ん中に録音機をセットすることも可能ですが、そのような状況ではない場合には、スマートフォンや Apple Watch を使った録音がおすすめです。
