議事録のまとめ方書き方のコツ

初めて議事録作成される方をはじめ現在議事録を作成を行なっている方のために、私自身が議事録作成を行っている方法をご紹介いたします。使っているツールなどを参考に良い議事録作成のお役に立てていただければ幸いです。

職場で上司から議事録作成を頼まれたり、議事録を作成する立場になった時には、誰もがある程度構えてしまうのではないでしょうか。
これまで、簡単な議事録を作成したり、何度か議事録作成に携わったことがある方でも、いざ議事録作成を任された場合には、下準備を始めどのように議事録を作成したらよいのか不安や悩みのタネになってしまいます。

なぜ議事録作成は敬遠されるのか

では一体、議事録作成はなぜ敬遠されてしまうのでしょうか。

この理由は、会議の様子をメモや録音して議事録作成まで行うには、かなりの時間を要してしまうからです。なぜ議事録作成を行う際時間がかかってしまうかと言うと、しゃべり言葉をそのまま議事録として残すと違和感があるために、しゃべり言葉から文章の言葉へと変換する作業が必要になってくるのです。そしてさらに会議の中で発言された言葉をそのまま文章に残そうとすると文章量があまりにも多くなってしまい、簡潔な議事録とならないのです。このため会議などでの発言内容については、発言の要旨をまとめて議事録として作成していく必要があるのです。
議事録作成にはこれらの段階を踏んでいかなければなりませんので、どうしてもある程度の時間がかかってしまいます。

しかし議事録担当を任された以上、どこに出しても恥ずかしくない議事録作成に向けてこれらの作業をできるだけ効率的に行っていくことで、想像していたよりも驚くほど短時間で議事録をまとめることもできるのです。

わかりやすい議事録を作成するために

私自身が毎回議事録を作成しているコツや使っているツールなどについてご紹介をさせていただきたいと思いますので、議事録の作成を任された方はどうぞこのサイトをご参考にしていただき、後で議事録を読んだ時に、誰もがわかりやすい議事録となるよう取り組んでみてください。

上手な議事録作成ができるようになれば、文章作成能力などが向上し、関連する業務でも役立つこともたくさんあり、良い文章が書けるようになると周囲からの評価も高くなりますので、文章を書くことに対して苦手意識を捨てていただいてこのサイトをご活用いただければと思います。